L’esperienza dello smart working imposto dalla pandemia sta spingendo molte aziende a puntare su una maggiore digitalizzazione, ma per emergere in un mercato altamente competitivo come quello della Difesa è necessario andare oltre il semplice impiego di strumenti digitali e puntare sull’automazione dei processi. Marco Cisani, di Firedesktop, ci ha spiegato di cosa si tratta.

Spesso si sente ripetere che “una crisi è anche un’opportunità”. Tuttavia, se per subire i danni apportati da un evento funesto non è necessario fare niente, per trarne dei vantaggi è in genere necessario darsi parecchio da fare, e di sicuro le aziende italiane della Difesa non sono rimaste con le mani in mano durante questa terribile pandemia.

Nell’articolo pubblicato su Laran il 20 maggio scorso abbiamo visto come le grandi aziende, ma anche la gran parte delle piccole e medie imprese, abbiano prontamente attivato modalità di smart working per poter continuare a lavorare pur nel rispetto delle stringenti norme per la sicurezza sanitaria imposte dal Governo. Si è visto come problemi relativi alla sicurezza dei dati possano essere superati impiegando connessioni VPN (Virtual Private Network) sicure e modalità di lavoro innovative, più o meno applicabili a seconda del livello di digitalizzazione raggiunto dall’azienda, e come molte aziende abbiano trovato convincente l’idea di proseguire con attività di lavoro a distanza dopo la fine della pandemia, anche in vista del processo di digitalizzazione che sta interessando la Pubblica Amministrazione.

Tale processo, auspicabilmente, consentirà presto di creare una capacità di interfacciamento digitale tra pubblico e privato tale da consentire finalmente di costituire un vero e proprio sistema nazionale di digital working, a vantaggio dell’efficienza complessiva e, per quanto riguarda in particolare il settore della Difesa, anche della competitività delle aziende nel mercato export, visto che ciò consentirà una più rapida e sicura esecuzione delle rigide e talora complesse pratiche autorizzative previste dalla Legge 185/90 sul controllo dell’esportazione, importazione e transito dei materiali di armamento.

Come abbiamo sottolineato nel precedente articolo, è importante che anche le Piccole e Medie Imprese italiane facciano la loro parte, investendo nella digitalizzazione dei processi aziendali sia per loro stesse, allo scopo di incrementare la propria efficienza e non restare indietro rispetto alla concorrenza, sia per consentire un’evoluzione omogenea del tessuto industriale nazionalein quest’ambito, garantendo migliori interazioni tra PMI e grandi aziende, tra le PMI stesse e tra PMI e Pubblica Amministrazione. Ma qual è la strada migliore da seguire?

Ne abbiamo parlato con Marco Cisani, Direttore Vendite di Firedesktop, prima azienda italiana nel panorama competitivo internazionale dell’intelligenza artificiale dell’automazione dei processi, primato che le è stato recentemente riconosciuto da Gartner (la principale azienda di consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo della tecnologia dell’informazione a livello mondiale) che ha inserito Firedesktop (unica italiana) nella propria selezione Competitive Landscape Robotic Process Automation Software delle migliori realtà del settore.

Tra l’altro, Firedesktop ha ottenuto questo risultato anche grazie al fatto di aver automatizzato la procedura della legge 185/90 con il proprio software Flowbot, pertanto conosce bene le peculiarità del settore della Difesa.

Dott. Cisani, le aziende italiane si possono effettivamente definire digitalizzate?

Innanzitutto bisogna chiarire la differenza tra digitalizzazione, nel senso di dematerializzazione dei documenti e impiego di strumenti digitali (email, cloud, firma elettronica, connessioni da remoto ecc.) e digitalizzazione e automazione del processo di lavoro. La maggior parte delle aziende italiane impiega documenti digitali, ma la “Digital Transformation”, intesa come automazione delle decisioni e controllo automatico dei processi è introdotta in una percentuale irrisoria del comparto produttivo. La nostra percezione è che anche in ambito Difesa, e mi riferisco non solo alle aziende di medie e piccole dimensioni, ma anche a quelle grandi e più strutturate, nella maggior parte dei casi non vi sia stata che una evoluzione su processi isolati. La differenza è sostanziale, perché se il flusso di lavoro è frammentato e, appunto, non è continuo, non è di fatto un vero flusso. Una situazione che Deloitte (il colosso multinazionale di servizi di consulenza, revisione e analisi del rischio) ha definito in un recente studio come “presenza di silos organizzativi che vanno a limitare la visione condivisa”. Questi silos sono un po’ come gli uffici che sono automatizzati ma non sono integrati.

Quello che conta e per definizione sta nel concetto di flusso di lavoro è che ci deve essere un percorso continuo, automatizzato, integrato. In aggiunta agli ausili ed ai controlli che impediscano agli operatori di sbagliare, sono necessari strumenti intelligenti ed automatici che rilevino gli errori e permettano a chi ha ruoli di responsabilità e supervisione di intervenire.

Proprio l’impedimento all’errore è fondamentale. Se il processo nel suo intero non è ben strutturato e tracciato, e se si esce in qualunque forma dalla piena compliance alla norma di riferimento, ne sono responsabili tutti gli attori, quindi i diversi soggetti coinvolti (produttori di beni materiali e immateriali, banche, enti) ne ricavano danni operativi, che possono essere anche molto ingenti sotto l’aspetto amministrativo e penale. In ambito L. 185/90, ad esempio, le sanzioni per i soggetti responsabili prevedono la reclusione fino a cinque anni ovvero la multa dal 20% al 50% del valore della commessa, in caso di violazione delle condizioni o limitazioni autorizzative, e la reclusione da tre a dodici anni ovvero la multa da €25.822 a €258.228, in caso di mancanza di autorizzazione.

Dunque il tema è duplice. Da un lato garantire la sicurezza e la compliance per evitare le sanzioni, e dall’altro rendere queste procedure realmente più efficienti. Perché chi lavora su queste procedure può sbagliare, come si può sbagliare qualunque pratica od operazione di back-office. Dato che si tratta di procedure piuttosto complesse, articolate e che vengono periodicamente aggiornate, si tratta non solo di seguire rigorosamente una procedura, ma di seguirla restando sempre tempestivamente aggiornati, al passo con l’evoluzione normativa; se la normativa cambia, viene rilasciata una nuova release del software che include l’adeguamento alle nuove norme.

Qual è il modo più semplice per digitalizzare il flusso di lavoro?

La risposta migliore, e ad oggi l’unica disponibile, a queste esigenze sono i software che integrano la Robotic Process Automation (RPA) e la Business Process Automation (BPA). La nostra proposta include Flowbot, piattaforma di intelligenza artificiale (AI) applicata ai processi ed Ethymo, Insight Engine per lo sfruttamento delle informazioni del dominio aziendale.

Gli operatori robotizzati di Firedesktop affiancano l’operatore umano nell’utilizzo dei software esistenti, colmando i gap che esistono in azienda, e permettendo di procedere secondo gli step che la norma richiede. Le procedure basate su AI verificano in tempo reale che i documenti siano corrispondenti, che non vi siano errori od omissioni, e segnalano puntualmente le azioni da compiere, le eventuali correzioni da apportare e le tempistiche entro cui i vari passi devono essere compiuti.

In Firedesktop siamo convinti, e le installazioni sul campo lo dimostrano, che l’applicazione dell’Intelligenza Artificiale ai processi aziendali consenta di portare una rivoluzione dell’efficienza delle imprese, aumentandone la competitività, soprattutto attraverso lo sfruttamento dei dati non strutturati, che costituiscono un prezioso patrimonio aziendale dal potenziale inespresso.

Ha accennato alla capacità del software di comprendere il linguaggio naturale. Può spiegarci meglio?

Questa è una peculiarità del nostro software Ethymo che, grazie ad evoluti algoritmi di Intelligenza Artificiale e Machine Learning, è in grado di apprendere lo specifico linguaggio di dominio direttamente dal corpus documentale analizzato, senza la necessità di un intervento umano.

Si tratta di una sorta di archivista digitale in grado di apprendere linguaggi e stili in modo da poter riconoscere e distinguere, ad esempio, un atto notarile da una richiesta di finanziamento, similmente a come fa un umano. Non è necessario che i documenti siano strutturati, Ethymo può leggere, comprendere ed interpretare qualsiasi materiale aziendale, e-mail, pdf, allegati, testi digitali di vario genere. Ogni nuovo documento inserito nel sistema, dunque, apporta conoscenza aggiuntiva, che viene integrata tramite algoritmi di apprendimento continuo. Ethymo utilizza la conoscenza del dominio per il quale viene interrogato ed è in grado di individuare, selezionare e rendere disponibili solo le informazioni pertinenti, in modo semplice e mirato.

L’industria della difesa italiana è molto variegato. Per quali tipologie di aziende sono pensati i vostri software di RPA?

Il nostro software può essere utilizzato da aziende di qualsiasi dimensione e attagliato sulle peculiarità dell’azienda, ad esempio in base alla tipologia di materiali e/o servizi da essa forniti. Inoltre è scalabile, per cui possiamo adattarlo alle dimensioni della ditta, e a ciò corrisponde anche un adeguamento dei costi di acquisto; pertanto anche le aziende molto piccole possono oggi utilizzare strumenti che fino a ieri erano accessibili solo alle grandi aziende.

Per di più, Flowbot non solo si integra anche con i sistemi informativi presenti in azienda, ma la nostra soluzione va a potenziare e completare gli investimenti già in essere.

Inoltre, Flowbot garantisce all’azienda notevoli risparmi consentendo di incrementare rapidamente i KPI (Key Performance Index). Permette, infatti, di tenere sotto controllo i costi di ogni singolo processo, di ottimizzare l’impiego delle risorse, di ridurre le ore lavoro necessarie a raggiungere il medesimo obiettivo e, come già detto, di evitare errori che possono costare molto cari. Sbagliare, infatti, oltre ad esporre a sanzioni assai onerose, costringe alla ripetizione dei processi, con conseguente dispendio di tempo e risorse, e talvolta può significare anche perdere irrimediabilmente delle opportunità di business.

Infine, e torniamo al tema dello smart working, grazie alla Digital Transformation basata su AI l’azienda può essere virtualmente aperta 24 ore su 24, 365 giorni all’anno, consentendo ai propri dipendenti di lavorare secondo le procedure aziendali da qualsiasi parte del mondo, in totale sicurezza e mantenendo i massimi livelli di collaborazione e sinergia con i propri colleghi.

Come avviene l’adeguamento della Robotic Process Automation alle specifiche esigenze aziendali?

Il nostro software è incentrato su una piattaforma di base sulla quale si possono costruire ed innestare dei cosiddetti “vertical”. Si tratta di applicazioni specifiche per soddisfare i differenti use case. Ad esempio, se un cliente oltre alla gestione della compliance alla L. 185/90 vuole gestire le note spese dei dipendenti, la partecipazione alle gare, le transazioni economiche o quant’altro, è sufficiente che acquisti i relativi pacchetti. Noi operiamo in tutti gli ambiti, non solo nel settore Difesa, pertanto siamo in grado di offrire una gamma molto ampia di vertical.

Ha citato la gestione delle gare: in che modo l’AI può aiutare a vincerle?

Nei decenni passati il mercato principale delle aziende della difesa era quello interno, ma oggi la grande maggioranza delle opportunità di business si trova nel settore export, dove la competizione è serrata, ma dove anche le aziende di piccole e medie dimensioni possono trovare il proprio spazio se sono competitive e in grado di cogliere le opportunità che si presentano, rispondendo rapidamente e nel modo giusto, anche dal punto di vista della gestione delle procedure di gara e delle pratiche di autorizzazione all’esportazione.

In altri paesi quali Stati Uniti, Germania e Regno Unito le aziende della Difesa, e non solo, vantano una digitalizzazione dei processi molto spinta, e ciò fornisce loro indubbi vantaggi competitivi.

Per partecipare alle gare, anche internazionali, è necessario dotarsi degli strumenti adatti: molte aziende non sono in grado di prendere a basso costo una decisione informata sui singoli bandi e rinunciano a priori.

È un vero peccato, perché la tecnologia per digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro delle aziende italiane è disponibile ed è alla portata anche delle aziende più piccole.

Siamo sicuri che la disastrosa esperienza della pandemia abbia rappresentato per molte aziende una cartina di tornasole sui vantaggi derivati dall’adozione di un approccio completamento digitale e sulla velocità con cui in tal modo vari problemi possano essere risolti. La consapevolezza che l’AI sia lo strumento ad ulteriore valore aggiunto che permette all’industria della Difesa e all’intero paese di recuperare i ritardi accumulati negli ultimi decenni, può portare ad un rinascimento del comparto industriale italiano e andare a beneficio dell’intero Sistema Paese.